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19. Mai 2013

Brandheißes Thema Sicherheit

Die Heinz Tröber GmbH & Co., hat mit Feuerzeugen und Raucherbedarf, gefährliches Warengut am Lager. Zweimal bereits brach in den Lagerhallen Feuer aus. Zuletzt im Oktober 2004. Eine Katastrophe – auch für die IT, die für die Schadensersatzregulierung gefordert war.

IT-Leiter Günter Stoverock schilderte den Tag nach der Brandkatastrophe aus der Sicht eines IT-Leiters. Die wichtigsten Fragen waren dabei: Was muss die EDV in so einem Fall leisten? Welche Daten sind für eine zügige Schadensabwicklung mit den Versicherern erforderlich?

Kontrolle der Versicherungen

Zunächst merkte der IT-Chef an, wie wichtig es sei, das Kleingedruckte in den Versicherungsverträgen genau zu studieren. „Die Versicherung prüft unmittelbar nach einem solchen Fiasko, ob die vereinbarten Bedingungen und Leistungen auch korrekt eingehalten und erbracht wurden.“ Der IT-Leiter präzisierte: „Das heißt aber nicht, dass der einmalige Nachweis der erbrachten Leistungen ausreicht. Bei Abschluss einer Versicherung müssen die Leistungen auch in der Folge dauerhaft erbracht werden.“

Seine Mitarbeiter einmalig auf die Gefahren im Umgang mit Gefahrgut hinzuweisen, sei deshalb zu wenig. Wird nicht alles detailliert dokumentiert und nachgewiesen, kann sich die Schadensregulierung um Monate verzögern, was nicht selten das Aus für ein Unternehmen bedeutet.

„Die Kontrolle der Versicherungen ist äußerst präzise“, berichtete der IT-Leiter aus Erfahrung. Immerhin sparen die Versicherungen bis zu 50 Prozent an Auszahlungen im Schadensfall, indem sie nachweisen, dass nicht alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und Vorkehrungen getroffen worden sind.

EDV-Aussage gefordert

Neben der Erfüllung des Kleingedruckten ist aber auch der Nachweis über die Bestände und verbrannten Wirtschaftsgüter zu erbringen. Schon am Folgetag nach dem Brand rückten Gebäudeversicherer, Warenversicherer und Elektronikversicherer bei Tröber an. Jetzt hieß es, zu verifizieren, welche Gegenstände und Waren sich während des Brandes am Brandort befanden. Außerdem musste man belegen, dass diese Güter und Gegenstände auch tatsächlich Eigentum des Unternehmens waren. Hier war das ERP-System gefragt. Vom Einkauf, über den Wareneingang mit Eingang auf Lagerort und -platz sowie Datum und Uhrzeit konnten anhand der eingesetzten ERP-Software oxaion sämtliche Warenbewegungen exakt nachgewiesen werden.

Konsistenz der Daten

Wichtig sei hierbei die Konsistenz in den Daten. „Wer erst Daten aus einer Datenbank in die nächste übertragen muss, der gewinnt bei den Versicherern sicher kein Vertrauen“, meinte der EDV-Verantwortliche. „Aus unserem integrierten ERP-System hatten wir ruckzuck sämtliche Daten beisammen. Die Versicherer haben etwa 30 Prozent stichprobenweise geprüft.“ Wenn die EDV komplett niederbrennt und keine Datensicherung vorhanden ist, so der IT-Chef, dann sei alles zu spät. Bei dem Großhändler gehören deshalb Datensicherung und externe Aufbewahrung von Sicherungsbändern seit vielen Jahren zur Routine. Und selbst wenn die EDV-Anlage mitverbrannt wäre, so hätte man auf die extern gelagerten Sicherungsbänder zurückgreifen können. „Wir wären in der Lage gewesen, unsere IT samt ERP-System an anderer Stelle wieder aufzusetzen und zu betreiben – und dann die erforderlichen Versicherungsnachweise zeitnah zu erbringen.“ Allerdings betont der IT-Leiter dazu: Wenn ein Unternehmen total abbrennt und das EDV-System andernorts neu aufgesetzt werden müsse, sollte man mindestens zwei Tage dafür einkalkulieren.

Sämtliche Bestände prüfen

Einen weiteren Tipp gab Stoverock in Sachen Bestandsprüfung. Es genüge nicht, nur die Bestände in den niedergebrannten Hallen zu belegen. Auch die Bestände in den übrigen Lagern sollte man überprüfen und abgleichen. Bei Tröber hatten kurz vor Ausbrechen des Brandes 15 Warenpaletten via Gabelstapler den Standort gewechselt vom Lager in die Kommissionierhalle. Dort hielt man sie zum Abholen bereit. Wegen des Brandes hatte das ERP-System aber noch keinen Lieferschein erzeugt, die Paletten waren noch nicht als Abgang gebucht. „Für das ERP-System befanden sich die Paletten noch am alten Lagerort. Solche Dinge müssen natürlich vor der Schadensmeldung aufgespürt werden“, riet Günter Stoverock, „sonst hat der Versicherer den Eindruck, dass Ware als Schaden deklariert wird, die gar nicht verbrannt ist.“

Ebenso wichtig sei es, die Anlagen genau zu belegen, die sich zur Zeit des Brandes in dem Lager befunden haben. Einen großen Vorteil sieht der EDV-Leiter von Tröber in der nahtlosen Integration von Finanz- und Anlagenbuchhaltung in seiner ERP-Software. Denn: „Was nützt es, wenn die Anlagen beim Steuerberater verwaltet werden, aber der sich gerade im Urlaub befindet. Die Versicherung will die Daten sofort, ansonsten verzögert sich die Schadensregulierung um mehrere Monate.“ Auch eine Liste mit den Wirtschaftsgütern aus der abgebrannten Halle lieferte die ERP-Software auf Knopfdruck. Wer mittels seines EDV-Systems alle Nachweise reibungslos erbringen kann, der hat gute Karten bei der Schadensregulierung. Bereits nach einer Woche begannen die Versicherer mit ersten konkreten Maßnahmen zur Schadensregulierung. Neue Ware konnte beschafft werden und das Weihnachtsgeschäft mit einigen Wochen Verzögerung wieder anlaufen. Erfreulich war auch das gewonnene Vertrauen bei den Versicherungen: Wer ansonsten alles exakt belegt, dem glaubt die Versicherung selbst dann, wenn mal ein Nachweis fehlt.

Gut gerüstet für Basel II-Ranking

Als Händler von gefährlichen Gütern hat Tröber im Grunde einen schweren Stand bei den Banken. Zumal es schon früher einmal gebrannt hatte. Die Banken unterscheiden nach versicherbaren und nichtversicherbaren Risiken. Für ein gutes Ranking ist unter anderem entscheidend, ob und in welcher Höhe die versicherbaren Risiken auch versichert sind, ob die Versicherungsbedingungen zur Gewährung der Versicherungsleistungen eingehalten werden und ob dies auch dauerhaft und nachweisbar geschieht. Dass der EDV-Leiter von Tröber mit seinem Sicherheitskonzept auf der richtigen Spur fährt, zeigt auch das ausgezeichnete Ranking nach Basel II: Drei mal A und ein Plus bekam der Werbemittelgroßhändler von den Banken attestiert.

Günter Stoverock empfahl jedem EDV-Leiter einmal ein „trockenes“ Feuer durchzuspielen und eine Liste mit allen erforderlichen Maßnahmen zu erarbeiten. Nur so könne man sicher sein, dass im Branddesaster nichts vergessen werde und man gegenüber der Versicherung gut gewappnet sei – ein gutes Basel II-Ranking inklusive.

oxaion ag, Ettlingen
www.oxaion.de

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